Quanto sua empresa gasta com impressão hoje
A maioria das empresas só conhece o preço do toner. Mas o custo total de impressão inclui muito mais:
| Custo | Frequência | Previsível? |
|---|---|---|
| Toner | Mensal ou bimestral | Sim |
| Papel | Mensal | Sim |
| Manutenção corretiva | Imprevisível | Não |
| Drum / peças de desgaste | Anual a cada 2 anos | Parcialmente |
| Energia elétrica | Mensal | Sim |
| Tempo da equipe para gerenciar | Mensal | Raramente contado |
| Downtime — impressão parada | Imprevisível | Não |
Quando você soma todos esses itens, o custo real de impressão é significativamente maior do que o preço do toner. Para uma empresa que imprime 500 páginas por mês, o custo total anual pode facilmente chegar a R$ 1.500 a R$ 2.500 — incluindo depreciação do equipamento, toner e uma ou duas manutenções.
6 estratégias para reduzir o custo
Meça antes de agir
A maioria das empresas não sabe quantas páginas imprime por mês. Sem esse número, qualquer decisão sobre toner ou impressora é chute. Verifique o contador de páginas da sua impressora (geralmente acessível pelo painel ou pelo menu de configuração de rede). Com o volume real em mãos, você consegue calcular o custo por página atual e comparar com alternativas.
Use modo econômico para impressão interna
O modo econômico (EconoMode ou Draft Mode) reduz o consumo de toner em até 50% com qualidade ligeiramente inferior — adequada para rascunhos, documentos internos, controles e relatórios para uso próprio. Reserve a qualidade plena para documentos que vão sair da empresa.
Economia potencial: até 50% do consumo de toner em impressões internas.
Compre toner high yield em vez de standard
Para impressoras que oferecem toner em dois tamanhos (standard e high yield/XL), o high yield quase sempre sai mais barato por página. A diferença de preço entre os dois raramente compensa o menor rendimento do standard. Se você imprime 400+ páginas por mês, comprar standard é pagar mais por página sem motivo.
Nunca use toner recarregado
Toner recarregado parece economia, mas frequentemente resulta no custo mais alto de todos: o defeito no drum ou no fusor que ele causa. Um drum novo pode custar de R$ 200 a R$ 600 dependendo do modelo — valor que compra vários toners novos. A economia de R$ 30 no cartucho pode resultar em R$ 400 de manutenção.
Atenção: toner recarregado é a principal causa de defeitos em impressoras laser.
Centralize a impressão em um equipamento eficiente
Escritórios com múltiplas impressoras pessoais (uma por mesa) quase sempre gastam mais por página do que escritórios com uma impressora central de maior rendimento. Impressoras pessoais de baixo custo têm custo por página maior e ficam ociosas — gerando ciclos de limpeza que desperdiçam toner. Uma impressora central bem configurada pode reduzir o custo em 30% a 40%.
Avalie a locação com toner incluso
Para empresas que imprimem mais de 300 páginas por mês, a locação com toner incluso frequentemente tem custo total menor do que a impressora própria. A mensalidade cobre equipamento, toner, manutenção e suporte — eliminando os custos variáveis e o tempo gasto gerenciando tudo isso.
O cálculo da locação com toner incluso
Para empresas que imprimem entre 300 e 1.500 páginas por mês, a locação com toner incluso quase sempre sai mais barato do que a impressora própria — quando você conta os custos corretamente.
| Item (12 meses) | Impressora própria | Locação EBM (anual) |
|---|---|---|
| Equipamento | R$ 1.500 | Incluso |
| Toner (estimativa anual) | R$ 240 – R$ 480 | Incluso |
| Manutenção corretiva | R$ 0 – R$ 600* | Incluso |
| Suporte técnico | R$ 0 – R$ 360* | Incluso |
| Tempo de gestão (1h/mês) | ~R$ 360 | Eliminado |
| Total estimado no 1º ano | R$ 2.100 – R$ 3.300 | R$ 1.788 |
* Custos imprevisíveis — podem ser zero ou muito altos. Simulação com volume de 500 pág./mês.
Diagnóstico de custo gratuito
A EBM analisa o volume de impressão da sua empresa e mostra em minutos quanto você gasta hoje — e quanto pagaria com a locação. Sem compromisso.
Solicitar diagnóstico gratuitoPor onde começar
O primeiro passo é medir. Verifique o contador de páginas da sua impressora e calcule o custo mensal de toner dividido por esse volume. Com esse número em mãos, você já tem base para comparar qualquer alternativa.
Se quiser uma análise mais detalhada, a EBM faz diagnóstico de custo de impressão gratuitamente. Você informa o volume e o que gasta hoje — a EBM mostra o comparativo com a locação e se faz sentido para o seu caso.
Para quem prefere continuar com impressora própria, a EBM também vende toner original e compatível novo em São José do Rio Preto e região — com entrega direta no seu endereço.